Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie korporacji to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustalić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Następny z w/w systemów wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach.

Absorbujący tekst? Jeżeli tak sądzisz, kliknij bez ociągania ten link, gdyż w witrynie zarządzanie zespołem, którą tu odnajdziesz, też jest coś ciekawego.

System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ danych drogą elektroniczną ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum.

Na niniejszej stronie znajdują się warte zainteresowania zagadnienia, jednak sprawdź także inne tematyczne wątki, ponieważ one również z pewnością Cię zaintrygują.

Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *