Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie korporacji to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustalić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Następny z w/w systemów wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach.

Absorbujący tekst? Jeżeli tak sądzisz, kliknij bez ociągania ten link, gdyż w witrynie zarządzanie zespołem, którą tu odnajdziesz, też jest coś ciekawego.

System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ danych drogą elektroniczną ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *