Zadbajmy o ekologię – rozwiązania dla firm

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w spółce to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu uporządkowania, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustalić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału powinności pracowniczych, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i nieustanny obieg dokumentów. Kolejny z systemów preferowany jest zawsze w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich dokładna segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ danych drogą komputerową ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie także na ekologię. Najbardziej to drzewa „odetchną z ulgą”. Można pójść dalej i w jeszcze większym stopniu zaoszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy wybierają się na spotkania z klientami. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (przykłady dla mieszkańców Warszawy: odkryj więcej tutaj) lub tablet (a w tym miejscu dla mieszkańców Krakowa: Tablety PC Kraków od Ceneo). Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na naszą planetę.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *